Un agente de IA que solo habla se queda corto enseguida. Le preguntas por los pedidos pendientes de tu negocio y, como nunca ha visto tu hoja, se inventa la respuesta o te dice que no lo sabe. Para que consulte tus datos de verdad y además haga cosas (apuntar un pedido, crear una cita) necesita herramientas.
Este es el capítulo 8 de n8n desde cero, nuestra serie gratuita en YouTube. Aquí tienes el vídeo y, debajo, el paso a paso para montarlo aunque no le des al play, con el workflow terminado para descargar.
📌 En resumen
Partimos del agente de Telegram de la panadería y le colgamos cuatro herramientas en el hueco Tool del AI Agent: dos Google Sheets Tool (Ver pedidos y Apuntar pedido) y dos Google Calendar Tool (Ver agenda y Apuntar recogida). El modelo elige cada herramienta por su nombre y su descripción, rellena los campos con la estrella o con $fromAI y necesita la fecha de hoy en el System Message para no equivocarse de semana. En los Logs ves qué herramienta ha usado en cada mensaje.
Qué es una herramienta para un agente de IA
Un modelo de lenguaje solo sabe lo que aprendió al entrenarse, y tus pedidos no los ha visto nunca. Una herramienta es un nodo que el agente puede usar cuando lo necesita: lee la pregunta, decide qué herramienta le sirve, la ejecuta, lee lo que devuelve y con eso contesta.
Sin herramientas, el agente se inventa la respuesta o reconoce que no lo sabe. Con ellas consulta tus datos y, además, actúa: apunta, crea, envía. Eso lo convierte en un ayudante de verdad, aunque lo de actuar tiene su riesgo y por eso el capítulo termina con los límites.
Qué necesitas antes de empezar
- El agente de Telegram del capítulo 3, con su bot, su modelo de OpenAI y su memoria.
- La hoja de pedidos del capítulo 6 con su credencial de Google Sheets. Sus columnas son fecha, nombre, telefono, pedido, recogida y estado.
- Una credencial de Google Calendar. Se crea igual que la de Sheets, con la Google Calendar API activada en tu proyecto de Google Cloud.
- Un calendario aparte para las pruebas, no tu agenda personal. En el vídeo usamos uno llamado «Panadería Luna, recogidas».
El paso a paso
1. Abre el agente del capítulo 3
Copia el agente en un workflow nuevo: Telegram Trigger, AI Agent con su OpenAI Chat Model y su Simple Memory, y el nodo de Telegram que contesta. Debajo del AI Agent hay tres huecos: Chat Model, Memory y Tool. Hoy toca el tercero.
2. Ver pedidos: el primer Google Sheets Tool
Pulsa el más del hueco Tool, busca sheets y elige Google Sheets Tool. Es el mismo nodo del capítulo 6, pero en forma de herramienta: no va en la línea del workflow, sino que cuelga del agente, y es el agente quien decide cuándo usarlo.
La credencial de Google sale sola. En Operation deja Get Row(s), que lee las filas; en Document elige tu hoja de pedidos y en Sheet, la pestaña Pedidos. Ponle de nombre Ver pedidos, porque el nombre también lo lee el modelo.
3. La descripción, lo más importante
En Tool Description elige Set Manually y, en Description, explica qué hace la herramienta. La del workflow dice esto:
Lee todos los pedidos de la panadería. Cada fila trae fecha, nombre, telefono, pedido, recogida (el día de recogida) y estado (pendiente o listo).El modelo no ve el nodo por dentro: solo ve el nombre y la descripción, y con eso decide si la herramienta le sirve para lo que le han preguntado. Cuéntale qué hace, qué devuelve y cuándo usarla, como se lo explicarías a alguien que entra nuevo en la panadería.
4. Apuntar pedido: la estrella y $fromAI
La segunda herramienta es otro Google Sheets Tool, esta vez con Append Row, y se llama Apuntar pedido. En Values to Send hay dos campos fijos: la fecha, con la hora de ahora, y el estado, que siempre es «pendiente». El nombre, el teléfono, el pedido y el día de recogida no los sabes de antemano, así que los pone el agente: pulsa la estrella de cada uno de esos campos y queda en manos del modelo.
Por dentro, la estrella escribe una expresión $fromAI con una clave, una descripción y el tipo. Puedes escribirla tú para darle pistas; en el día de recogida, por ejemplo, le pedimos el mismo formato que usa la hoja:
{{ $fromAI('recogida', 'Día de recogida, en formato AAAA-MM-DD', 'string') }}5. Apuntar recogida: Google Calendar Tool
Otra vez el más de Tool: busca calendar y elige Google Calendar Tool, con tu credencial de Google Calendar. Resource es Event y Operation, Create, que crea un evento. En Calendar elige el calendario aparte.
En Start, End y el título del evento (Summary) pulsa la estrella: el agente pondrá la hora de la recogida, el final y el nombre del cliente. En el workflow descargable, la descripción del final le pide al modelo «inicio más 15 minutos». Llama a la herramienta Apuntar recogida y, en su descripción, cuenta que apunta la recogida de un cliente con su nombre, el día y la hora.
6. Ver agenda: Get Many
La cuarta herramienta, Ver agenda, es otro Google Calendar Tool con Get Many, que lee los eventos. Más abajo están After y Before (desde y hasta cuándo), y también los rellena el modelo con la estrella según lo que le pregunten. En la versión 1.3 del nodo no van dentro de Options, sino a la vista.
7. El System Message, con la fecha de hoy
Falta contárselo al agente. Abre el AI Agent y, en System Message, explícale quién es, qué herramientas tiene, que las use siempre para los pedidos y las recogidas y que nunca borre ni cambie nada. Pon también la fecha de hoy con $now. El workflow descargable la escribe así:
Hoy es {{ $now.setLocale('es').toFormat("cccc d 'de' LLLL 'de' yyyy") }}.Lo de la fecha no es un adorno. Si le dicen «el sábado», el modelo tiene que saber qué día es hoy para calcular cuál es ese sábado; sin la fecha se la inventa, y la cita acaba en otra semana.
8. Punto de control
Debajo del AI Agent tienen que colgar cuatro herramientas: Ver pedidos, Apuntar pedido, Ver agenda y Apuntar recogida. Pulsa Execute abajo para que el workflow se quede escuchando a Telegram.
Lo probamos por Telegram
Desde el móvil le escribimos «¿qué pedidos hay pendientes?». En el lienzo, el agente se pone a pensar, Ver pedidos se enciende y en unos segundos llega la respuesta con los dos pendientes de la hoja, el de Luis y el de Ana.
Para ver qué ha hecho por dentro, abre Logs, abajo. A la izquierda tienes cada paso (el modelo, la herramienta Ver pedidos y otra vez el modelo), y si pulsas en Ver pedidos, a la derecha aparecen las filas que leyó de la hoja.
Después le pedimos «apúntame la recogida de Marta el sábado a las diez». Esta vez se enciende Apuntar recogida, y en los Logs se ve lo que rellenó el modelo: inicio a las diez, final a las diez y cuarto y el título con el nombre de Marta. Luego le pedimos que apunte también su pedido (dos barras de pan y una tarta de manzana), y usa Apuntar pedido sin que le repitamos el día, porque se acuerda gracias a la memoria. Para terminar, «¿qué recogidas hay el sábado?»: usa Ver agenda y contesta con la de Marta, a las diez.
| Mensaje | Herramienta que usa |
|---|---|
| ¿Qué pedidos hay pendientes? | Ver pedidos (Get Row(s)) |
| Apúntame la recogida de Marta el sábado a las diez | Apuntar recogida (Event, Create) |
| Apunta también su pedido | Apuntar pedido (Append Row) |
| ¿Qué recogidas hay el sábado? | Ver agenda (Get Many) |
Los límites del agente
Dale solo las herramientas que necesita. Si no tiene una que borre, no puede borrar por mucho que se lo pidan, y eso es más seguro que confiar en el System Message, que el modelo a veces se salta: el prompt no es un candado.
Usa un calendario aparte, nunca tu agenda personal. Ten en cuenta también que el bot ahora lee teléfonos de clientes, así que limita quién puede hablarle con Restrict to User IDs en el Telegram Trigger, como en el capítulo 3. Cada herramienta que usa es una llamada más al modelo: vigila el gasto.
Si te falla
- El agente no usa la herramienta: mejora su descripción y nómbrala en el System Message.
- La cita sale en otro día: revisa la fecha de hoy del System Message y la zona horaria.
- Salta un error de Google: abre esa herramienta en los Logs. Casi siempre es la credencial o un campo vacío.
Los capítulos del vídeo
| Minuto | Qué se ve |
|---|---|
| 1:14 | Qué es una herramienta |
| 2:11 | Google Sheets Tool |
| 2:44 | La descripción de la herramienta |
| 3:18 | Apuntar un pedido: la estrella |
| 3:41 | $fromAI |
| 4:09 | Google Calendar Tool |
| 4:49 | Ver la agenda: Get Many |
| 5:03 | El System Message y la fecha de hoy |
| 5:48 | Primera pregunta por Telegram |
| 6:04 | Los Logs: qué herramienta usó |
| 7:11 | Límites: permisos mínimos |
| 7:42 | Si te falla |
Descarga el agente con herramientas
Un zip con el workflow terminado (el agente de Telegram con Ver pedidos, Apuntar pedido, Ver agenda y Apuntar recogida) y un LEEME que explica cómo pegarlo en n8n y qué rellenar en cada nodo. Viene sin credenciales, sin hoja y sin calendario: eliges los tuyos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una herramienta (tool) en un agente de IA de n8n?
Un nodo que cuelga del hueco Tool del AI Agent y que el agente usa cuando lo necesita, por ejemplo para leer una hoja de Google Sheets o crear un evento en Google Calendar. El agente decide cuándo usarla a partir de la pregunta que recibe.
¿Por qué mi agente no usa la herramienta?
Casi siempre es la descripción. El modelo solo ve el nombre y la Tool Description de cada herramienta, así que cuéntale qué hace, qué devuelve y cuándo usarla, y nómbrala también en el System Message.
¿Para qué sirve $fromAI?
Deja que el modelo rellene un campo de la herramienta, como el nombre del cliente o el día de recogida. Es lo que escribe la estrella por dentro, y si lo escribes a mano puedes darle pistas en la descripción, como el formato de la fecha.
¿Por qué el agente apunta la cita en otra semana?
Porque no sabe qué día es hoy. Pon la fecha con $now en el System Message para que pueda calcular a qué día se refiere «el sábado», y revisa la zona horaria.
¿Cómo evito que el agente borre datos?
No le des ninguna herramienta que borre. Pedirle en el prompt que no lo haga no basta, porque el modelo a veces se lo salta; si la herramienta no existe, no puede usarla.
Sigue la serie: ← capítulo 7: HTTP Request y APIs · todos los capítulos de n8n desde cero · capítulo 9: Gmail clasificado con IA →
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