Si tienes un negocio pequeño, seguramente conoces esta escena: facturas vencidas, clientes de toda la vida y ninguna gana de llamarlos para reclamar. Este flujo de n8n se encarga de los recordatorios de facturas impagadas: cada mañana mira qué ha vencido y escribe por ti, cada vez un poco más en serio. A ti solo te avisa cuando hace falta una llamada.

Es el primer caso de n8n en tu empresa, nuestra serie de problemas reales de negocio en YouTube. Aquí tienes el vídeo y, debajo, cómo funciona y el flujo gratis para que lo montes.

El problema de Lucía

Lucía tiene un taller y le deben nueve mil euros. El de la furgoneta dijo que pagaba a final de mes y de eso hace dos meses, la empresa de reparto paga siempre tarde y hay otros siete clientes más. A casi todos los conoce de toda la vida, y por eso le da tanto apuro llamarlos.

Este mes, para pagar las nóminas, ha tenido que tirar de la póliza del banco: ha pagado intereses por un dinero que ya se había ganado. Lo curioso es que esos clientes no están enfadados con ella, simplemente nadie les ha recordado que tienen que pagar.

Lucía es un personaje inventado, pero su problema lo tiene casi cualquier negocio pequeño. No necesita cobrar peor ni llamar más, necesita que alguien se acuerde por ella.

Cómo funciona el flujo

Todo parte de una hoja de Google Sheets con una fila por factura: cliente, correo, número de factura, importe, vencimiento, estado y último aviso. Cada mañana el flujo la lee, se queda con las pendientes y calcula los días de retraso de cada una.

Después de cada aviso escribe en la columna «Último aviso» el tipo y la fecha, por ejemplo Amable 05/11/2026. Así, al día siguiente sabe que ese aviso ya salió y no lo repite. Si el flujo falla por lo que sea, una rama aparte te manda un Telegram para que lo sepas.

Cómo montarlo en tu empresa

Necesitas un n8n propio, una cuenta de Google con Sheets y Gmail, y un bot de Telegram con tu chat id. Si no tienes el bot, en este tutorial te enseñamos a crearlo.

1. Descarga el zip de esta página e importa el flujo en n8n.
2. Sube la plantilla de facturas a Google Sheets y llama Facturas a la pestaña. Las fechas van como 25/11/2026.
3. Elige tu credencial en cada nodo de Google Sheets, Gmail y Telegram.
4. En Leer facturas y Apuntar aviso en la hoja, elige tu hoja.
5. En los dos nodos de Telegram, cambia TU_CHAT_ID por tu chat id.
6. Cambia la firma y el texto de los correos, para que suenen a ti.
7. Pon tu propio correo en la columna Email y lánzalo con Probar a mano. Cuando te lleguen los avisos, pon los correos de tus clientes y publica el flujo.

Si te falla

• Una factura vencida no recibe aviso: revisa la fecha de la hoja. Tiene que estar escrita como 25/11/2026.
• Quieres volver a reclamar una factura: vacía su casilla de «Último aviso».
• Un correo ha salido dos veces: si Gmail falla a mitad de una tanda, lo que ya había salido puede repetirse en la siguiente pasada.
• Falla el aviso de Telegram: mira si el nombre del cliente lleva el símbolo «&» y cámbialo por «y».

Preguntas frecuentes

¿Se pueden automatizar los recordatorios de facturas sin un programa de facturación?
Sí. Este flujo solo necesita una hoja de Google Sheets con tus facturas, así que te vale aunque factures con cualquier programa. Lo único que tienes que hacer es añadir cada factura a la hoja.

¿Qué pasa cuando el cliente paga?
Cambias el estado de la factura a Pagada en la hoja. El flujo solo mira las pendientes, así que los recordatorios se paran.

¿Se puede cambiar a 10, 20 y 45 días?
Sí. Los plazos están en el nodo Decidir qué aviso toca, en una sola expresión, y los puedes cambiar por los tuyos.

¿El flujo le escribe a un cliente todos los días?
No. Cada factura recibe como mucho un correo amable y uno directo. El aviso de los 30 días te llega a ti, una sola vez, y al cliente ya no se le escribe más.

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