Si tienes un negocio con un correo de info@, seguramente te suena esto: ochenta mensajes sin leer y, en medio, el de un cliente enfadado que parece uno más. Este flujo de n8n usa IA para clasificar los correos en cuanto entran: pone una etiqueta a cada uno, deja preparadas las respuestas a las consultas y te avisa al móvil cuando llega una queja. Tú solo revisas y decides.
Es el segundo caso de n8n en tu empresa, nuestra serie de problemas reales de negocio en YouTube. Aquí tienes el vídeo y, debajo, cómo funciona y el flujo gratis para que lo montes.
📌 En resumen
Cada minuto, el flujo mira los correos nuevos de Gmail y la IA decide si son un pedido, una consulta, una queja o publicidad. Cada correo se queda con su etiqueta. Las consultas dejan una respuesta en borradores y las quejas te avisan por Telegram en ese momento. El flujo no envía ningún correo: la última palabra es siempre tuya.
El problema de Carlos
Carlos tiene una tienda online de ropa. Una mañana abre el móvil y ve una reseña de una estrella: una clienta le había escrito hace tres días y nadie le contestó. Su correo estaba ahí, en info@, entre ochenta mensajes de pedidos, publicidad y gente que pregunta por su paquete.
Esa clienta llevaba dos años comprándole y solo pedía que le cambiaran una talla. Carlos no la ha perdido por hacerlo mal, sino porque su queja parecía un correo más, y él solo puede mirar la bandeja por las noches, cuando termina de preparar envíos.
Carlos es un personaje inventado, pero su problema lo tiene casi cualquier negocio con un correo de info@. No necesita leer más rápido, necesita que lo urgente le encuentre a él.
Cómo funciona el flujo
Un nodo de Gmail mira cada minuto si hay correos nuevos y le pasa cada uno a la IA, que lo lee y decide de qué tipo es. A partir de ahí, cada correo sigue su camino:
| Tipo de correo | Qué hace el flujo |
|---|---|
| Pedido | Le pone la etiqueta Pedidos |
| Consulta | Escribe una respuesta, la deja en borradores y le pone la etiqueta Consultas |
| Queja | Resume qué le pasa al cliente, te avisa por Telegram y le pone la etiqueta Quejas |
| Publicidad | Le pone la etiqueta Publicidad |
La etiqueta hace además de marca: el flujo ignora los correos que ya tienen una, así que nunca procesa dos veces el mismo. Si falla por lo que sea, una rama aparte te manda un Telegram para que lo sepas.
La IA escribe los borradores solo con los datos que tú le das. Si le falta algo, no se lo inventa: te deja un aviso entre corchetes, como [CARLOS: mira el estado del pedido 4790]. En nuestras pruebas le colamos un correo con una orden escondida para que prometiera un reembolso de 500 euros, y respondió solo a la duda real del cliente. Aun así, revisa siempre lo que vayas a enviar.
Cómo montarlo en tu empresa
Necesitas un n8n propio, una cuenta de Gmail, una clave de la API de OpenAI y un bot de Telegram con tu chat id. Si no tienes el bot, en este tutorial te enseñamos a crearlo.
- En Gmail, crea las etiquetas Pedidos, Consultas, Quejas y Publicidad.
- Descarga el zip de esta página e importa el flujo en n8n.
- Elige tu credencial en los nodos de Gmail, Telegram y OpenAI.
- En cada nodo Etiqueta, elige la etiqueta que toca.
- En los dos nodos de Telegram, cambia
TU_CHAT_IDpor tu chat id. - En Redactar la respuesta, cambia el nombre, los datos y la firma por los de tu negocio.
- Mándate correos con «Prueba caso 2» en el asunto y lánzalo con Probar a mano. Cuando todo cuadre, publica el flujo.
Si te falla
- Un correo no se clasifica: si no encaja en ninguna categoría, la IA puede descartarlo. Se queda en tu bandeja sin etiqueta, y puedes afinar las descripciones del nodo La IA decide qué es.
- Quieres que vuelva a mirar un correo: quítale la etiqueta.
- Tienes miles de correos antiguos: antes de publicar el flujo, añade
newer_than:1da la búsqueda del primer nodo para que solo mire los recientes. - Los borradores salen flojos: mejora los datos del negocio en Redactar la respuesta. La IA solo sabe lo que pones ahí.
Descarga el flujo gratis
Un zip con el flujo de n8n y un LEEME con la puesta en marcha paso a paso.
Preguntas frecuentes
¿El flujo responde solo a mis clientes?
No. No tiene ningún nodo que envíe correos: las respuestas se quedan en borradores hasta que tú las revisas y las envías.
¿Cuánto cuesta clasificar los correos con IA?
Muy poco: cada correo gasta una fracción de céntimo en la API de OpenAI. Lo que más consume son las consultas y las quejas, porque además de clasificarlas la IA escribe un borrador o un resumen.
¿Se puede usar con un correo que no sea Gmail?
Este flujo está hecho para Gmail, porque usa sus etiquetas y sus borradores. Con otro proveedor habría que cambiar esos nodos.
¿Puedo cambiar las categorías?
Sí. Están en el nodo La IA decide qué es. Cada categoría crea una salida, así que si añades una tendrás que conectarla a su propia etiqueta.
¿Quieres entender paso a paso cómo se clasifican los correos con IA? Lo explicamos desde cero en el tutorial para clasificar Gmail con IA en n8n, el capítulo 9 de nuestra serie gratuita.
¿Te ha gustado este caso? Tienes también el de los recordatorios de facturas impagadas. Y si quieres aprender n8n desde el principio, tienes la serie gratuita n8n desde cero.
¿Prefieres que te lo montemos nosotros?
Si quieres aprender a hacer flujos como este, lo tienes paso a paso en el curso de n8n de nacaIA Academy. Y si prefieres que lo montemos en tu empresa, cuéntanos tu caso.
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