Si tu negocio trabaja con citas, esto te suena: el hueco preparado, la hora en punto y nadie que aparezca. Este flujo de n8n manda recordatorios de citas con dos botones, voy o no puedo, y cuando alguien no puede venir ofrece el hueco a la primera persona de la lista de espera. De la agenda sigue encargándose recepción.
Es el tercer caso de n8n en tu empresa, nuestra serie de problemas reales de negocio en YouTube. Aquí tienes el vídeo y, debajo, cómo funciona y el flujo gratis para que lo montes.
📌 En resumen
Cada tarde, el flujo lee en Google Calendar las citas de mañana y manda a cada paciente un correo con dos botones. Si pulsa Voy, la cita se pone en verde. Si pulsa No puedo y lo confirma, se pone en rojo, avisa a recepción por Telegram y ofrece el hueco a la primera persona de la lista de espera. El flujo no mueve citas: eso lo hace siempre recepción.
El problema de Andrea
Andrea tiene una clínica dental y unos cuatro huecos a la semana. Son las once, el paciente de las once no ha venido, tampoco ha avisado y la consulta está preparada para nadie, mientras otros pacientes llevan dos semanas esperando cita.
Cuatro huecos a la semana son más de quince al mes, y los sueldos, el alquiler y el material se pagan igual. Los pacientes no faltan por mala fe, sino porque pidieron la cita hace un mes y se les ha olvidado.
Andrea es un personaje inventado, pero su problema lo tiene casi cualquier negocio que trabaja con citas: peluquerías, fisioterapia, talleres o asesorías. No necesita regañar a nadie, necesita saberlo a tiempo para darle ese hueco a otro.
Cómo funciona el flujo
En cada cita de Google Calendar va el nombre del paciente en el título y su correo en la descripción. Cada tarde a las 17:00, el flujo lee las citas de mañana y manda el recordatorio. A partir de ahí depende de lo que pulse cada paciente:
| Respuesta | Qué hace el flujo |
|---|---|
| Voy | Pone la cita en verde y le da las gracias |
| No puedo | Le pide que lo confirme en una página |
| Confirma que no puede | Pone la cita en rojo, avisa a recepción por Telegram y ofrece el hueco a la primera persona de la lista de espera |
| No contesta | Nada: la cita sigue igual y recepción decide si llama |
Ese paso de confirmar no es un capricho. Algunos programas de correo abren los enlaces para revisarlos, y sin esa página un robot podría cancelar una cita por error. Si alguien vuelve a confirmar, el flujo ve que la cita ya estaba en rojo y no avisa dos veces.
Una cuestión importante si llevas una clínica: los recordatorios solo dicen el día y la hora, nunca el tratamiento, porque son datos de salud. Antes de usarlo con pacientes reales, revisa con tu asesor de protección de datos cómo informas de estos avisos.
Cómo montarlo en tu empresa
Necesitas un n8n propio accesible desde internet, porque los botones del correo llaman a tu n8n, una cuenta de Google con Calendar, Sheets y Gmail, y un bot de Telegram con tu chat id. Si no tienes el bot, en este tutorial te enseñamos a crearlo.
- Descarga el zip de esta página e importa el flujo en n8n.
- Sube la plantilla de la lista de espera a Google Sheets y llama Lista a la pestaña.
- Elige tu credencial en los nodos de Calendar, Sheets, Gmail y Telegram.
- Elige tu calendario en los cuatro nodos de Calendar y tu hoja en los dos de Sheets.
- En Preparar la cita y en Pedir que lo confirme, pon la dirección de tu n8n.
- En los dos nodos de Telegram, cambia
TU_CHAT_IDpor tu chat id. - Cambia el nombre de la clínica y los textos, publica el flujo y pruébalo con citas tuyas y tu propio correo antes de usar pacientes reales.
Si te falla
- Un paciente no recibe el recordatorio: revisa que su correo esté en la descripción de la cita, por ejemplo
Email: ana@ejemplo.com. - Los botones dan error: el flujo tiene que estar publicado, y la dirección de tu n8n bien escrita en los dos nodos.
- No llega el correo a la lista de espera: tiene que haber alguien con Estado en Esperando, escrito así.
- Una cita sale en verde sin que nadie la haya confirmado: puede ser un programa de correo que ha abierto el enlace. Por eso el botón No puedo pide confirmación.
Descarga el flujo gratis
Un zip con el flujo de n8n, la plantilla de la lista de espera y un LEEME con la puesta en marcha paso a paso.
Preguntas frecuentes
¿El flujo cambia la agenda por su cuenta?
No. Solo cambia el color de la cita: verde si el paciente viene y rojo si no puede. Mover o borrar la cita es cosa de recepción.
¿Se pueden mandar los recordatorios por WhatsApp?
Sí, pero WhatsApp exige una cuenta de empresa y plantillas aprobadas por Meta. Este flujo usa el correo porque se monta en una tarde, y después puedes cambiar ese nodo por el de WhatsApp.
¿Sirve para otros negocios que no sean clínicas?
Sí. Vale para cualquier negocio con citas en Google Calendar: peluquerías, fisioterapia, talleres o asesorías. Solo cambian los textos.
¿Qué pasa si nadie en la lista de espera quiere el hueco?
El flujo ofrece cada hueco a una sola persona, la primera que sigue esperando. Si no contesta, recepción puede llamar a la siguiente.
¿Te ha gustado este caso? Tienes también el de los recordatorios de facturas impagadas y el de la bandeja de info@. Y si quieres aprender n8n desde el principio, tienes la serie gratuita n8n desde cero.
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Si quieres aprender a hacer flujos como este, lo tienes paso a paso en el curso de n8n de nacaIA Academy. Y si prefieres que lo montemos en tu empresa, cuéntanos tu caso.
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