Si llevas una asesoría o una gestoría, esto te suena: llega el cierre del trimestre y la bandeja está llena de facturas que los clientes mandan como pueden. Este flujo de n8n lee las facturas del correo con IA, guarda cada archivo en la carpeta de su cliente y apunta los datos en una hoja, y cuando algo no cuadra la deja para revisar. Contabilizar sigue siendo cosa de la asesoría.
Es el cuarto caso de n8n en tu empresa, nuestra serie de problemas reales de negocio en YouTube. Aquí tienes el vídeo y, debajo, cómo funciona y el flujo gratis para que lo montes.
📌 En resumen
Cuando entra un correo con una factura en PDF o en foto, la IA lee el proveedor, el NIF, la fecha, la base, el IVA y el total. El flujo guarda el archivo en la carpeta del cliente en Google Drive, con un nombre ordenado, y apunta los datos en Google Sheets. Si la foto no se lee, falta un dato o la base y el IVA no suman el total, la factura queda en Revisar y avisa por Telegram. La suma la comprueba el código, no la IA.
El problema de Marta
Marta tiene una asesoría con unos cuarenta clientes. Faltan tres días para presentar el IVA y tiene cuatrocientas facturas sin abrir en el correo: fotos torcidas hechas con el móvil, PDF que se llaman «scan001», tres facturas en un solo correo.
Cada factura son unos dos minutos entre bajarla, guardarla en la carpeta del cliente y copiar los datos. Cuatrocientas facturas son más de trece horas cada trimestre solo copiando números, y con prisa siempre se cuela alguno mal.
Marta es un personaje inventado, pero su problema lo tiene cualquier negocio que recibe facturas por correo: asesorías, gestorías, administraciones de fincas o el departamento de administración de cualquier pyme. No necesita dejar de revisar, necesita que las facturas le lleguen ordenadas.
Cómo funciona el flujo
El flujo mira la bandeja cada minuto. Por cada correo con adjuntos, separa los que son PDF o foto, y la IA lee cada factura y devuelve sus datos en un formato fijo. Después, un nodo de código hace la comprobación que no conviene dejar a la IA:
| Comprobación | Si falla |
|---|---|
| La factura se lee entera | Revisar: el archivo no se lee bien |
| Hay NIF del proveedor y total | Revisar: falta un dato |
| Base + IVA − retención = total | Revisar: la base y el IVA no suman el total |
| El cliente está en la lista (por NIF y, si no, por nombre) | Revisar: va a la carpeta Sin identificar |
Si todo cuadra, la factura queda en OK y el archivo se guarda con un nombre del tipo 2026-10-14 Harinas del Sur S.L. F-2026-0412.pdf. Si no, queda en Revisar con el motivo y te llega un aviso por Telegram. En las dos situaciones el correo se marca con la etiqueta «Facturas leídas» para no leerlo dos veces.
Una cuestión importante: las facturas llevan datos personales y pasan por el proveedor de IA para leerlas. Antes de usarlo con facturas reales, revisa con tu asesor de protección de datos el encargo de tratamiento con ese proveedor e informa a tus clientes.
Cómo montarlo en tu empresa
Necesitas n8n, una cuenta de Google con Gmail, Drive y Sheets, una clave de OpenAI y un bot de Telegram con tu chat id. Si no tienes el bot, en este tutorial te enseñamos a crearlo.
- En Drive, crea una carpeta por cliente y otra llamada «Sin identificar».
- Sube la plantilla del zip a Google Sheets y crea la pestaña Clientes con el nombre, el NIF y la carpeta de cada cliente.
- Crea en Gmail la etiqueta «Facturas leídas».
- Descarga el zip de esta página e importa el flujo en n8n.
- Elige tu credencial en los nodos de Gmail, Drive, Sheets, OpenAI y Telegram, tu hoja en los dos nodos de Sheets y tu etiqueta en «Marcar el correo como leído».
- En los dos nodos de Telegram, cambia
TU_CHAT_IDpor tu chat id. - Pruébalo con las facturas de ejemplo del zip y «Probar a mano» antes de publicarlo.
Si te falla
- No lee ningún correo: el correo tiene que llevar adjuntos y no tener ya la etiqueta «Facturas leídas».
- Todas las facturas van a Sin identificar: revisa la pestaña Clientes, sobre todo que el NIF esté bien escrito y que la carpeta sea el identificador de Drive, no el nombre.
- Una factura buena sale en Revisar por la suma: mira si lleva retención de IRPF o varios tipos de IVA, y compara con lo que la IA ha leído en la hoja.
- Error en el nodo de la IA: comprueba la clave de OpenAI y que el archivo sea un PDF o una imagen, no un Word.
Descarga el flujo gratis
Un zip con el flujo de n8n, la plantilla de la hoja, seis facturas ficticias para probarlo y un LEEME con la puesta en marcha paso a paso.
Preguntas frecuentes
¿La IA contabiliza o presenta algo?
No. Solo lee la factura, guarda el archivo y apunta los datos. Revisar y contabilizar es siempre cosa de la asesoría.
¿Lee fotos hechas con el móvil?
Sí, si se leen bien. Una foto movida o muy oscura queda en Revisar con el motivo «el archivo no se lee bien», en lugar de inventarse los datos.
¿Qué pasa si la IA lee mal un número?
Por eso la suma la comprueba el código: si la base y el IVA no dan el total, la factura queda en Revisar. Aun así, una factura en OK conviene repasarla antes de contabilizarla.
¿Cuánto cuesta leer cada factura?
Unos céntimos de OpenAI por factura, algo más en las fotos que en los PDF.
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